Télésecrétariat pour cabinet dentaire : ce qu'il faut savoir

Pourquoi le téléphone pèse sur un cabinet dentaire

Un soin dentaire mobilise les deux mains du praticien et souvent celles de son assistante. Pendant ce temps, le téléphone continue de sonner : nouveaux patients, demandes de rendez-vous, reports, questions sur un devis, douleurs à prendre en charge rapidement.

Décrocher interrompt le soin. Ne pas décrocher, c'est risquer de perdre un patient ou de laisser une demande importante sans réponse. Le télésecrétariat répond à ce dilemme.

Ce qu'un télésecrétariat peut prendre en charge

Selon le périmètre défini avec le cabinet :

• l'accueil des appels pendant les plages convenues, au nom du cabinet ;
• la prise de rendez-vous selon les types d'actes, leur durée et les praticiens concernés ;
• les reports et annulations, en respectant les règles de l'agenda ;
• la prise de messages, transmis selon vos instructions ;
• l'orientation des demandes qui sortent du cadre prévu, selon un protocole validé avec vous.

Chez Syrel Médical, ces tâches relèvent de deux services, la permanence téléphonique et la gestion des rendez-vous, demandés ensemble ou séparément.

Les consignes propres à un cabinet dentaire

L'agenda d'un cabinet dentaire a ses particularités. Avant le démarrage, il est utile de préciser :

• les durées par type d'acte : un détartrage, une consultation de contrôle ou un soin plus long n'occupent pas le même créneau ;
• les créneaux réservés, par exemple pour les urgences ou les premières consultations ;
• les règles par praticien dans un cabinet de groupe : spécialités, jours de présence, types de patients ;
• les demandes à vous transmettre en priorité, comme une douleur importante ou un suivi de soin ;
• les questions auxquelles le télésecrétariat ne répond pas, notamment tout ce qui relève d'un avis médical ou du détail d'un devis.

Ces consignes peuvent évoluer : on les ajuste au fil des semaines, à mesure que le service se cale sur votre façon de travailler.

Avec ou sans logiciel d'agenda en ligne ?

Beaucoup de cabinets utilisent un logiciel ou une plateforme d'agenda. La possibilité, pour le télésecrétariat, de travailler directement dans votre outil dépend de sa compatibilité. Ce point se vérifie avant le démarrage. Indiquez simplement l'outil que vous utilisez dans votre demande de devis.

Secret professionnel et données des patients

Le chirurgien-dentiste est tenu au secret professionnel par son code de déontologie. Les données de santé de ses patients sont des données sensibles au sens du RGPD.

Confier une partie de son secrétariat à un prestataire implique donc de vérifier le cadre contractuel : rôle de chacun, mesures de sécurité, conditions d'accès aux informations. La CNIL rappelle qu'un contrat écrit est obligatoire entre le responsable du traitement et son sous-traitant. Posez ces questions dès le premier échange avec votre prestataire.

Par où commencer ?

Le plus simple est de faire le point sur trois éléments : les moments où le téléphone vous gêne le plus, le volume approximatif d'appels et votre outil d'agenda. Avec ces informations, une proposition adaptée peut être étudiée. Pour une vue d'ensemble, lisez aussi notre guide Télésecrétariat médical : comment ça marche ?

Questions fréquentes

Un télésecrétariat peut-il gérer les urgences dentaires ?

Il peut accueillir les appels et appliquer les consignes que vous avez définies, par exemple réserver des créneaux d'urgence ou vous transmettre certaines demandes en priorité. L'évaluation de l'urgence reste de votre ressort.

Peut-on n'utiliser le télésecrétariat que pendant les soins ?

Oui, si c'est le périmètre convenu. Les plages couvertes sont définies avec chaque cabinet, et peuvent compléter le travail d'une assistante ou d'une secrétaire présente sur place.

Le télésecrétariat convient-il à un cabinet de groupe ?

Oui. Les consignes peuvent tenir compte de plusieurs praticiens, de leurs agendas et de leurs types de soins respectifs.